Gestão de documentos nas prefeituras de cidades inteligentes: cases de sucesso

É fato que a burocracia é um dos principais problemas dos governos. A falta de qualidade na entrega dos serviços, as filas, os processos lentos. O cidadão, cada vez mais conectado, busca transparência, agilidade e informação acessível. Em outras palavras, isso motiva os gestores públicos a buscar uma modernização na administração através de soluções tecnológicas, como a digitalização de documentos.

O papel hoje é um dos maiores problemas dos processos eficazes. E para saná-lo, o remédio é a tecnologia. Ou seja, acesso às soluções está facilitado e contempla oportunidades na gestão de documentos, eliminando o papel e incluindo automatizações que otimizam o trabalho.

Uma vantagem no uso de tecnologias também é a facilidade de acesso a protocolos, processos e documentos à distância de um clique.

É com essa finalidade que hoje cada vez mais cidades inteligentes se utilizam de aplicativos e softwares para ganhar mais velocidade na gestão de documentos. Isso favorece os processos, atendendo as demandas burocráticas, melhorando a comunicação com a comunidade e disponibilizando serviços digitais.

Mas o que é gestão de documentos?

Gestão de documentos é o conjunto de processos implementados com o objetivo de garantir a produção, o arquivamento e o uso adequado dos registros mais importantes. Simplifica o dia a dia, e torna a busca por dados mais organizada e segura.

Entre as tecnologias mais utilizadas para a gestão de documentos nas cidades inteligentes, destacam-se:

• Armazenamento em nuvem

O armazenamento em nuvem é cada vez mais utilizado, seja para organização dos arquivos, quanto para o resguardo do sigilo das informações, garantindo que o acesso se dê somente pelos gestores e autorizados.

• Microfilmagem

Microfilmagem é a captação da imagem dos papéis armazenando-as em um microfilme. Possui a vantagem de aumentar a segurança e a preservação das informações, sendo uma excelente ferramenta para prevenir riscos ambientais.

• Gerenciamento eletrônico

O gerenciamento eletrônico é necessário para uma gestão documental eficaz. Dessa forma, é através dele os documentos são convertidos para o digital, dando a possibilidade de controlar o acesso aos dados. Além disso, permite também a definição de senhas específicas para cada usuário, limitando o contato de pessoas não autorizadas a dados sigiloso.

Tecnologia a favor das cidades inteligentes

Um dos segmentos que tendem a continuar crescendo exponencialmente nas cidades inteligentes é a digitalização de documentos, pois serviços antes feitos de forma presencial, agora são digitais.

Um destaque em cidades inteligentes no mundo, Tóquio é exemplo quando se mede os indicadores relacionados à educação, pesquisa e Gestão Pública.

A digitalização nas cidades inteligentes não só contribuem para a otimização dos recursos públicos, como trazem mais eficiência, transparência nos processos e inovações ao desenvolvimento econômico oriundo da agilidade nos processos, como no caso de Tóquio.

Já o Brasil tem ganho cada vez mais destaque na digitalização de documentos, tendo sido reconhecido como o segundo país mais avançado do mundo em governo digital, de acordo com a avaliação do Banco Mundial.

As cidades inteligentes ainda enfrentam muitos desafios, porém os benefícios de seus sistemas tecnológicos são notáveis.